なぜ今、カスタマーサクセスメールにChatGPTなのか

オンライン接点が増えた今、顧客はスピーディーかつ心地よいサポートを求めています。

手作業で一通ずつ文章を考えると時間がかかり、対応スピードが落ちがちです。

ChatGPTを活用すれば、パーソナライズされた文章を短時間で用意でき、担当者は戦略的な業務に集中できます。

さらに学習済みの知識を活用することで、商品理解や業界動向を踏まえたメッセージ作成も可能になります。

こうしたメリットを最大化する鍵は、適切なプロンプト作成にあります。

成果を出すプロンプト作成5つの基本

1. 目的を一行で示す

ChatGPTは最初の一文を強く参照します。

「サービス利用を継続してもらうためのフォローアップメールを作成してください。」のようにゴールを明確に伝えましょう。

2. ペルソナを具体的に伝える

顧客像がぼんやりしていると、無難で刺さらない文章になりがちです。

年齢、役職、課題、利用歴などを具体的に書き込むと、背景に合った提案が得られます。

3. トーン＆マナーの指定

「親しみやすく、しかし礼儀正しく」といった指示があるだけで文章の印象は大きく変わります。

ブランドガイドラインがある場合は要点を箇条書きで渡すと再現性が高まります。

4. 制約条件の明確化

文字数、敬語のレベル、差出人名など具体的な条件は忘れず指定します。

「300文字以内」「専門用語は使わない」など、守るべき枠をはっきりさせましょう。

5. 出力形式の指示

メールの件名、本文、CTAを分けてほしい場合は「見出し付きで」と伝えます。

改行や箇条書きの有無を示すことで、コピペ後の修正が減ります。

よくある失敗と改善ポイント

抽象的すぎる指示

「良いメールを書いて」だけでは汎用的な文章が返ってきます。

失敗例を示し、どこを直したいか具体的に伝えることで質が上がります。

禁止ワードの抜け漏れ

業界や社内ルールで使えない言葉をリスト化し、冒頭で「以下の語句は含めない」と指示しましょう。

情報の古さ

最新のサービス仕様やキャンペーン内容を盛り込むため、直前に箇条書きで補足情報を渡すと安心です。

明日から使えるテンプレート例

オンボーディングメール

指示例：SaaSを導入したばかりの担当者向けに、初回ログインを促すメールを作成してください。

対象は30代の営業マネージャーで、忙しいため本文は250文字以内。

件名、本文、次のステップの3要素に分けてください。

利用促進リマインダー

指示例：直近30日間ログインがない利用者向けに、便利機能を紹介するメールを作ってください。

読みやすさを優先し、箇条書きを活用しつつフレンドリーに。

アップセル提案

指示例：契約更新を控え、上位プランへの切り替えを勧めるメールを作成してください。

費用対効果を数値で示し、不安を払拭する表現を入れてください。

ChatGPTを安全に使うためのチェックリスト

機密情報を入力しない。

生成文章を必ず人の目でレビューする。

差別的・攻撃的表現がないか確認する。

社内ルールに合わせて保管・破棄を徹底する。

まとめ

カスタマーサクセスメールにおいて、ChatGPTは作業時間を短縮しながら顧客満足度を高める強力な助っ人になります。

成功の鍵は、目的、ペルソナ、トーン、制約条件、出力形式を意識したプロンプト作成です。

失敗例と改善策を知り、テンプレートを自社仕様にカスタマイズすれば、明日からでも成果を実感できるでしょう。